5.2.- SISTEMES D'ARXIU ELECTRÒNIC
És el que utilitza la informàtica per
realitzar les feines i processos documentals, és un sistema d’informació que ha
estat creat per emmagatzemar i recuperar els documents i organitzat per
controlar les funcions especifiques de producció i emmagatzematge de aquests i facilitar-ne el seu accés, salvaguardant la
seva autenticitat i fiabilitat.
Enrere han quedat els dies d'un magatzem d'arxiu
documental ple de caixes de documents arxivats. L'arxiu documental d'avui en
dia és l'arxiu electrònic de documents i aquest arxiu està disponible en els
navegadors, segur i accessible, compleix amb els requisits legals per a la
gestió dels documents. Amb el sistema d'arxiu documental adequat per cada
empresa, és guanya una major
productivitat fent que la informació estigui disponible en temps real per als empleats.
L'atenció al client es millora en tenir accés als documents immediatament en
lloc d'haver d'anar a buscar-los. Així, les escriptures, contractes, factures i
altres documents importants per la empresa estaran fora de perill
d'inundacions, incendis i altres desastres naturals.
Tanmateix i podem trobar, de sistemes més simples
fins a més complicats, dependrà de les necessitats de cada empresa o usuari.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada