INDEX

1. TEMA 1. ELS ARXIUS, PÚBLICS I PRIVATS


1.1. Introducció
1.2. Concepte d’arxiu
1.3. Concepte de document
1.4. El cercle vital dels documents
1.5. Classes d’arxius
1.6. Els documents electrònics
1.7. Gestió d’arxius o gestió de documents


2. TEMA 2. TÈCNIQUES D’ARXIU


2.1. Introducció
2.2. Sistemes de classificació
2.3. Sistemes d’ordenació
2.4. Instalació
2.5. El registre
2.6. Problemes d’organització


3. TEMA 3. RECUPERACIÓ DE LA INFORMACIÓ


3.1. Introducció
3.2. Recuperació de l’informació
3.3. Instruments de descripció
3.4. Els indexs: actualització
3.5. L’indexació automatitzada


4. TEMA 4. L’ACCES ALS ARXIUS


4.1. Introducció
4.2. L’accés físic als arxius
4.3. L’accés a la informació
4.4. Mesures de conservació i integritat de la informació electrònica
4.5. Normes vigents en matèria de protecció de dades
4.6. Salvaguarda dels drets d’autor
4.7. Emmagatzematge al núvol o Cloud Storage


5. TEMA 5. OPTIMITZACIÓ BÀSICA D’UN SISTEMA D’ARXIU ELECTRÒNIC


5.1. Introducció
5.2. Sistemes d’arxiu electrònic
5.3. Els equips informàtics
5.4. Sistemes operatius
5.5. Xarxes locals
5.6. Mesures de seguretat
5.7. Equips de reproducció


6. TEMA 6. GESTORS DE BASES DE DADES


6.1. Introducció
6.2. Bases de dades
6.3. Manteniment de la informació
6.4. Recerca i recuperació de la informació
6.5. Interrelació amb altres aplicacions



7. BIBLIOGRAFIA

1.1 Introducció

1.1 Introducció

La gestió d’arxius es dona perquè la informació avui en dia constitueix un actiu molt important dintre de la empresa i per l’augment significatiu de la implantació de l’administració electrònica, gràcies al gran desenvolupament de les tecnologies de la informació, ha fet que els arxius siguin elements fonamentals en tota l’administració, institució o empresa.

Per altre banda l’arxiu és un espai físic o institució, on es resguaden, ordenen, difundeixen i consulten els documents per la informació, la investigació i per la gestió administrativa. També els arxius són considerats de gran importancia per la societat, ja que recollen, conserven i perserven informació continguda en els documents.

1.2 Concepte d'arxiu

1.2 - CONCEPTE D'ARXIU

Els arxius són segons el patrimoni històric espanyol: “conjunts orgànics de documents o la reunió de varis d’ells, reunits per les persones jurídiques, publiques o privades, l’exercici de les seves activitats, al servei de la seva utilització per la investigació, la cultura, la informació i la gestió administrativa". 

Així mateix s’entén per Arxius les institucions culturals, on es reuneixen, es conserven, s’ordenan i es difonen per a fins anteriorment mencionats dits conjunts orgànics”.

L’arxiu és la institució que conserva el contingut documental d’aquest, on es poden identificar els documents conservats, que poden tenir solament un fons o una fracció de fons, i alguns casos algunes o varies col·leccions. A més a més aquest és un conjunt de documents, que són conservats pels seus creadors o per successors per les seves pròpies necessitats, ja transmets a la institució d’arxius competent en raó del seu valor arxivístic.

Las característiques d’un arxiu són:

• Esta format per un conjunt documental
• Produït per una persona física o jurídica
• En l’exercici de la seva activitat, dintre del procés natural
• Satisfer les necessitats administratives, de gestió o de presa  de decisions
• Conserva de manera orgànica, respectant l’ordre en que han sigut creats els documents
• Les funcions són reunir, organitzar, conservar i servir els documents.

Les tasques per portar-ho a terme són:

• Organitza la documentació
• Classifica i ordena
• Descriure per fer-los accessibles
• Valora els documents
• Instal·la convenientment per el seu ús i conservació 

1.3- CONCEPTE DE DOCUMENT

Que s’entén per document?, és la combinació d'un suport de paper i la informació registrada en ell, que pot ser utilitzada com a prova o per consultar.

Elements que conformen un document:

- La informació que contenen.

- El suport o contenidor d'aquesta    informació, que pot ser: el paper, un  microfilm, o un   suport informàtic.

- El registre, com s'ha fitxat la informació en  el suport, mitjançant tinta o impulsos  electromagnètics

Però els documents d'arxiu tenen unes peculiaritats pròpies:

- Es produeixen per series, un a un

- Gènesis: es produeix dintre de l'activitat natural del seu productor

- La seva exclusivitat, la informació que conte és única

- Interrelació, el seu sentit ve per la permanència a un conjunt

Segons T.R.Schellenber, les característiques dels documents es diferencien en: caràcters interns i externs

Interns

- Entitat productora

Qui és l'autor?: una persona física o jurídica, pública o privada

- Orígens funcionals

Causes per les que s'ha creat el document; la funció, la activitat i el tràmit per el que va ser creat

- Datació crònica i tòpica

Data i lloc en que va ser creat

- Contingut                                                           

 Fins i objectius de la seva creació

Externs

- Classe

Segons la forma de transmetre la informació, el document pot ser:

•  Textual: Document escrit
•  Iconogràfics: imatges, mapes, fotografies...
•  Sonors: sons, àudios, CD..
•  Audiovisuals: vídeos, imatges en moviment..
•  Electrònics, informàtics...

- Tipus

Revela tant el seu contingut com la seva estructura

- Format

Referit a la forma del suport i de reunir-se els documents. Si parlem de paper ens referim a DIN A4, es poden reunir en lligalls, carpetes, CD, DVD...

- Quantitat

El número i l’espai físic que ocupa. Si parlem de paper ho midarem en metres lineals i quan parlem d’arxius electrònics en megas.

-Forma o tradició documental

Si és original o copia, i si és simple o autentificada

1.4 Cercle vital dels documents

1.4- EL CERCLE VITAL DELS DOCUMENTS

Els documents d’arxiu es produeixen dintre d’una seqüència en un procés natural, es tracta de essers vius que van complint una missió diferent depenent de la seva edat i del moment.

             CREACIÓ   ➜    VIDA  ➞   ELIMINACIÓ

 Arxiu d’oficina o de gestió

Aquí és on neixen i es queden els documents en la seva fase de creació i vida, però no més de cinc anys, moment en que es passarà a la següent fase, l’eliminació. Així evitem el col·lapse a l’oficina.

La seva organització no es fa mai per matèries sinó per series documentals respectant  la estructura en la que han sigut creats.

Una sèrie documental és un conjunt de documents creats en una mateixa competència i regulat per la mateixa norma de procediment.

Les series estan formades per expedients i aquests són un conjunt de documents que es creen per resoldre qualsevol assumpte.

Un cop acabada la seva creació s’han de transferir i per això, s’han de preparar:

•          Revisar que no falti cap document en el expedient
•          Comprovant el seu ordre
•          Traient grapes, gomes, clips...

Es guarden en caixes numerades correlativament per facilitar-ne d’identificació.

La relació d’entrega és un document on s’especifica quins documents s’entreguen, es fa per duplicat, una a l’arxiu i l’altre a la central, aquesta última a de tornar sallada i firmada desprès de la seva comprovació.

Aquest document consta:

•   Capçalera: arxiu remitent, sèrie documental, funció, data i    registre general
•   Identificació dels documents transferits: dades a cada caixa,  número, contingut
•  Tràmits d’entrega i recepció

ARXIU CENTRAL

 Rep els documents que es creen a l’oficina i aquí permaneixen 10 anys, i les seves funcions són:

•  Identificar, valorar, descriure i conservar les series. La primera  és exclusiva d’aquesta fase.

ARXIU INTERMIG

Aquí es queden 15 anys i el seu valor és més històric que de gestió. La seva funció és la selecció, quins documents s’han de conservar i quins eliminar.

ARXIU HISTÒRIC

La seva finalitat és la conservació permanent dels documents, per la investigació i la difusió cultural.

1.5 Classes d'arxius

1.5- CLASSES D'ARXIUS

Hi ha dos tipus de titularitat dintre d’arxiu en que es divideixen en:

Els arxius públics que ho gestiona l’organisme que es finança amb fons públic i depenen de institucions, que estan dintre del Dret Públic. Els documents estan generats per la administració en el exercici de la seva funció. També els públics estan perfectament reglamentats en quant a organització i terminis en la legislació nacional i en les perspectives autonòmiques.

Els arxius privats que depenen d’un organisme privat o persones jurídiques, en aquest cas parlaríem de qualsevol empresa, ja que el conjunt de documents pot esta generat tant per empreses com per esglésies, partits politics, associacions i també per famílies o individus. A més a més els privats no tenen una normalització i en la seva organització és particular en cada cas.

Per la necessitat d’unificar els criteris d’actuació tant en el públic com en el privat, han donat com a resultat l’aparició de les normes ISO 15489-1 I 15489-2, que són per regular la gestió de documents de les organitzacions, ja siguin públiques o privades per a clients externs o interns. La norma recomana l’aplicació de tots els elements exposats per garantir la seva creació, incorporació i gestió dels documents d’arxiu adequat.

• Se aplica la gestió de documents, en tots els  formats o suports,  creats o rebuts pe qualsevol organització pública o privada en el exercici de les seves activitats.
• Regular l'assignació de les responsabilitats de les organitzacions respecte als documents d’arxiu i les politiques, procediments de sistemes i processos relacionats amb aquests documents
• Regular la gestió de documents d’arxiu com suport de un sistema de qualitat que compleixi la norma ISO 9001 i ISO 14001.
• No inclou la gestió dels documents en la seu de les institucions arxivístiques

També es poden classificar segons el seu format com: 

•  L’arxiu tradicional on es troben els documents en suport paper

• L’arxiu digital en canvi són documents en format en digital, ja siguin creats digitalitzats o posteriorment.
•  Per últim els híbrids és una barreja dels dos anteriors, que poden ser a la vegada de format tradicional i de format digital. 

1.6 Els documents electrònics

1.6- ELS DOCUMENTS ELECTRÒNICS

Un document electrònic és un document registrat de forma electrònica i a diferència dels documents tradicionals, aquests es poden separar per continent i contingut.

Tenen moltes avantatges (estalvi de temps, d’espai, accés múltiple i ràpid) però té els seus inconvenients.

L’ informació és fàcilment manipulable, tant accidentalment com intencionadament. La seva consulta no sempre es directe com el paper, doncs aquests necessiten d’uns elements con hardware i software.

Característiques

• Fiabilitat, serveix de prova
• Autenticitat, mantenir el format original al llarg del temps
• Integritat, estar complert, no haver sigut manipulat
• Disponibilitat, poder ser localitzat i recuperat

Aquestes característiques han de constar en la seva descripció mitjançant altres dades, aquestes han de descriure el context, el contingut i l’estructura dels documents i la seva gestió al llarg del temps.