1.3- CONCEPTE DE DOCUMENT

Que s’entén per document?, és la combinació d'un suport de paper i la informació registrada en ell, que pot ser utilitzada com a prova o per consultar.

Elements que conformen un document:

- La informació que contenen.

- El suport o contenidor d'aquesta    informació, que pot ser: el paper, un  microfilm, o un   suport informàtic.

- El registre, com s'ha fitxat la informació en  el suport, mitjançant tinta o impulsos  electromagnètics

Però els documents d'arxiu tenen unes peculiaritats pròpies:

- Es produeixen per series, un a un

- Gènesis: es produeix dintre de l'activitat natural del seu productor

- La seva exclusivitat, la informació que conte és única

- Interrelació, el seu sentit ve per la permanència a un conjunt

Segons T.R.Schellenber, les característiques dels documents es diferencien en: caràcters interns i externs

Interns

- Entitat productora

Qui és l'autor?: una persona física o jurídica, pública o privada

- Orígens funcionals

Causes per les que s'ha creat el document; la funció, la activitat i el tràmit per el que va ser creat

- Datació crònica i tòpica

Data i lloc en que va ser creat

- Contingut                                                           

 Fins i objectius de la seva creació

Externs

- Classe

Segons la forma de transmetre la informació, el document pot ser:

•  Textual: Document escrit
•  Iconogràfics: imatges, mapes, fotografies...
•  Sonors: sons, àudios, CD..
•  Audiovisuals: vídeos, imatges en moviment..
•  Electrònics, informàtics...

- Tipus

Revela tant el seu contingut com la seva estructura

- Format

Referit a la forma del suport i de reunir-se els documents. Si parlem de paper ens referim a DIN A4, es poden reunir en lligalls, carpetes, CD, DVD...

- Quantitat

El número i l’espai físic que ocupa. Si parlem de paper ho midarem en metres lineals i quan parlem d’arxius electrònics en megas.

-Forma o tradició documental

Si és original o copia, i si és simple o autentificada