1.4- EL CERCLE VITAL DELS DOCUMENTS
Els documents d’arxiu es produeixen dintre d’una
seqüència en un procés natural, es tracta de essers vius que van complint una
missió diferent depenent de la seva edat i del moment.
CREACIÓ ➜ VIDA ➞ ELIMINACIÓ
Arxiu
d’oficina o de gestió
Aquí és on neixen i es queden els documents en
la seva fase de creació i vida, però no més de cinc anys, moment en que es passarà
a la següent fase, l’eliminació. Així evitem el col·lapse a l’oficina.
La seva organització no es fa mai per matèries
sinó per series documentals respectant la
estructura en la que han sigut creats.
Una sèrie documental és un conjunt de documents
creats en una mateixa competència i regulat per la mateixa norma de
procediment.
Les series estan formades per expedients i
aquests són un conjunt de documents que es creen per resoldre qualsevol
assumpte.
Un cop acabada la seva creació s’han de
transferir i per això, s’han de preparar:
- Revisar que no falti cap document en el expedient
- Comprovant el seu ordre
- Traient grapes, gomes, clips...
Es guarden en caixes numerades correlativament
per facilitar-ne d’identificació.
La relació d’entrega és un document on s’especifica
quins documents s’entreguen, es fa per duplicat, una a l’arxiu i l’altre a la
central, aquesta última a de tornar sallada i firmada desprès de la seva
comprovació.
Aquest document consta:
- Capçalera: arxiu remitent, sèrie documental, funció, data i registre general
- Identificació dels documents transferits: dades a cada caixa, número, contingut
- Tràmits d’entrega i recepció
ARXIU
CENTRAL
Rep els documents que es creen a l’oficina i aquí
permaneixen 10 anys, i les seves funcions són:
- Identificar, valorar, descriure i conservar les series. La primera és exclusiva d’aquesta fase.
ARXIU
INTERMIG
Aquí es queden 15 anys i el seu valor és més històric
que de gestió. La seva funció és la selecció, quins documents s’han de
conservar i quins eliminar.
ARXIU
HISTÒRIC
La seva finalitat és la conservació permanent dels
documents, per la investigació i la difusió cultural.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada