1.7 Gestió d'arxius o Gestió de documents

1.7 Gestió d'arxius o Gestió de documents 

Es pot considerar la gestió d’arxius, al tractament integral dels documents, des de la seva creació fins que es decideix la seva conservació definitiva. Alguns actors a la gestió d’arxius la denominen “administració d’arxius” i la consideran “el conjunt de les tasques encaminades a la explotació dels documents confinis històric-culturals i d’investigació”.

Un arxiu és gestiona amb un sistema de classificació i ordenació. Classificar consisteix en reconéixer , definir i concretar els grans grups de documents que conformaran l’arxiu són:

• Fons és la agrupació orgànica d’un conjunt documents, que són creats per una persona física o jurídica o per una institució o organisme en el transcurs de les seves activitats, on es reflecteixen les activitats desenrolades.
• Subfons  és el conjunt de documents que es troben dintre del fons produïts amb autonomia pròpia.
• Secció és un conjunt de documents relacionats entre sí i relacionats amb les seves pròpies divisions departamentals o funcionals de la entitat que les crea.
• Sèrie es un conjunt documents relacionats amb les activitats de cada sector.
• Subsèrie pot existir o no, en l’esglaó inferior de la sèrie
• Unitat documental pot ser simple i creada dintre del propi document, a més a més de composta o expedient,creada  per un conjunt de documents amb un fi en comú 

Per altra banda la ordenació es gestiona des de el punt de vista:

• Topogràfic és on es situa la producció del document
• Alfabétic  és l’ordre de la paraules claus o índex
• Cronològic és la data del document

La finalitat i objectius generals del arxiu són:

• Conservar la informació en condicions óptimes
• Mantenir la informació classificada correctament ordenada i classificada
• Permetre una ràpida recuperació de la informació
• Protegir els documents que contenen la informació de pèrdues 
• Accessos indeguts o extraviats i estalviar costos per poder utilitzar fàcilment la informació, que constitueix un important arxiu d’empresa.

Segons el tipus de documentació d’arxiu poden trobar els fins específics:

• Fins probatoris són que troben arxivades factures  amb antiguitat menor de cinc anys i les requereixen l’hacenda pública
• Fins de gestió són documents que tenen una vida útil molt alta i s’utilitzen per el dia a dia i contenen els anomenats arxius d’oficina o gestió.
• Fins històrics són els que ja no s’utilitzen diàriament però es conserven per el gran valor, que té per part de la institució, que els alberga o per la seva cárrega patrimonial.  

Els índexs d’arxius rebrà un nom y ha de ser senzill d’ordenar, que reflecteixi el tipus de document que tracta, el lloc que ocupa en la ordenació i que eviti els duplicats i no siguin tots iguals. 

Els Sistemes d’indexació són:

• Sistemes alfanúmerics són els que assignen una lletra a cada classe i dintre de la classe el número corresponent per la ordenació
• Sistemes alfabétics es componen solament de lletres  i es pot utilitzar el nombre sencer del document o alguna lletra significativa que ho indiqui.
•  Sistemes númerics es compon solament de números, destaquen el ordre amb punt o guió.

En el tema de actualitzacions del índex ha de haver un calendari marcat pel personal especialitzat, que donarà l’ordre per actualitzar i les normes de procediment 

En el quadre de classificació es veuen reflectits les diferents categories i les diferents codificacions. També és una estructura jeràrquica i lògica dels expedients en que es reflecteix les funcions que generen la creació o la recepció dels documents. 

El principal manual ajuda en un arxiu és el manual de procediment. Aquest ha de comptar amb parts diferenciades:

• Sistema de qualificació utilitzat en l’arxiu
• Sistema d’ordenació utilitzat en l’arxiu 
• Normes de codificació 
• Normes de consulta en la documentació 
• Normes de préstec de la documentació
• Normes per la transferència de documentació
• Pot contenir el quadre de classificació i els diferents calendaris d’actualització 
• Els impresos de sol•licitud de consulta o préstec de documentació 
• Els impresos de realització de transferències 

En un arxiu s’ha de porta a terme un registre d’incidències, donant la oportunitat tant els usuaris interns com externs de observar les possibles millores o els errors detectats l’hora de fer ús de la documentació o d’un formulari web. 

Les incidències que sorgeixen han de ser periodicament estudiadas pèr personal especialitzat per poder portar a terme les millores, com les actualitzacions. 

El registre  al document és físic o digital, on constan les entradas o sortides de documetació d’arxiu. Els principals fins són:

• Evitar pèrdues
• En el cas del registre d’entrada, implica la propietat del document per part del arxiu 
• Deixa constància de la entrada de documents en l’arxiu. 

En suports i mobiliaris s’utilitzen per emmagatzemar arxius físics, per això ha de ser per conservar documents, fàcil d’utilitzar i accessible pels usuaris, que sigui senzill i ràpid la identificació de documents, que suporti futures ampliacions flexibles.

Els mobles són prestatgeries, armaris, mobles amb carpetes penjats, fixes o mòbils i arxivadors amb calaixos, que fan servir carpetetes amb cartró, carpetetes amb anelles porta documents i carpetetes de plàstic.