2.2 - SISTEMES DE
CLASSIFICACIÓ
Classificar consisteix
en agrupar documents en conjunts de forma jeràrquica i lògica, que permeti la
identificació i recuperació d’aquests, pel personal que ho necessiti. És una
tasca intel·lectual, i la seva organització depèn de cada empresa o organisme,
encara que, els més comuns son:
- Classificació funcional
- Classificació orgànica
- Classificació orgánico funcional
El sistema escollit ha
de ser estable i perdurable en el temps i objectiu, és a dir, no dependre de la
valoració personal d’un individu, i comprensible per tothom.
Classificació
funcional
Els documents s’agrupen
segons la funció de la entitat, i tots ells pertanyen a una mateixa activitat.
M.Roberge ha desenvolupat un sistema funcional universal, independentment de la
estructura orgànica que tingui cada empresa. En les institucions públiques les funcions, vénen determinades per una legislació jurídica, mitjançant: lleis, decrets..(que canvien constantment). Per tant la classificació funcional és la més idonia, ja que, permet tancar i obrir series quan cal.
Classificació orgànica
Reprodueix l’estructura orgànica d’una empresa o
institució. És una classificació que porta molts problemes degut als constants
canvis en les estructures administratives. En canvi és molt útil en
institucions amb fons tancats o amb un alt grau de permanència en els seus
membres. Malgrat tot, és la que millor reflecteix l’organigrama d’una
institució. Es creen les seies d’acord a les divisions administratives de la
entitat seguint la estructura orgànica d’aquesta.
Classificació per matèries. Orgànico-funcional
És la que es fa segons
el contingut dels documents. No va lligada directament amb la entitat, és la
més subjectiva de les tres.
Hi han altres sistemes
de classificació, com per exemple:
Ordre alfabètic. S’utilitza
la raó social de la empresa o el primer cognom quan parlem de persones
físiques. És un mètode senzill que no necessita de cap codi de ordenació. L’inconvenient
que té és que els nous documents s’han de intercalar amb els que ja existeixen,
això implica una redistribució constant. També l’espai és un problema, doncs hi
ha lletres que ocupen més espai que altres, i quan el volum de carpetes creix
és més difícil la cerca.
Ordre cronològic. La
utilització de dades per classificar pot ser molt útil a l’hora de agilitzar tràmits
com cobraments i pagaments. És simple, no cal intercalar documents.
 |
| arxiu informatic de facturació |
 |
| arxiu en paper |
Altres sistemes:
Geogràfic. Lloc on es
localitza l’empresa
Numèric. Pel codi que
se li assigna, poden ser números i lletres. Són útils per els expedients
mèdics. Inconvenient, que es necessita una base de dades auxiliar.
El quadre de classificació
Es una estructura jeràrquica i lógica que reflecteix les funcions i activitats d'una organització. És el marc on s'organitzan els documents, on es veuen les relacions entre ells, permet normalitzar la denominació de cadascun i també la seva localització.
La seva estructura és: Serie⇒Subserie
Per la seva realització és indispensable tenir un coneixement profund de l'organització que reflecteix, coneixer la seva estructura, funcions i finalitats.
En aquest quadre del Ajuntament de Barcelona es pot veure com s'organitzen els documents dels diferents organs i persones de l'administració municipal.
La
codificació
El
quadre de classificació es completa amb la codificació. Aquesta és l’assignació
de lletres o números o una combinació de les dues per cada nivell de la
classificació. La finalitat d’aquest codís es identificar el nivell de
classificació de cada sèrie, ressaltant la jerarquia i si es necessari substituir
el títol de la sèrie. El procés de codificació consisteix a
donar una clau única a cadascun dels documents, de manera que quedin
diferenciats els uns dels altres per mitjà d’aquesta clau, que esdevé el seu
identificador. Un cop registrat i codificat el document, té lloc el tractament
de la documentació
La
denominació es col·loca a la esquerra i cada un dels signes separats per un
punt, això es realitza un cop esta identificada la sèrie.
Tipus
de codificació
Alfabètic.
Utilitza les lletres del abecedari seguint la seva seqüència. A/ Aa/Ab/..
Numèric.
Utilitza els números en la seva seqüència natural. 1/1.1/1.2/1.3/1.4.....
Alfanumèrica.
Combina lletres i números. 1/1.A/1.B/1.B.1/1.B.2/2/2.A/2.B.1.......
Quant
un document es genera a l’oficina, el procés de classificació es el següent:
- Identificar l’expedient al que pertany, si ja existeix o es necessari obrir un de nou
- Identificar a quina sèrie pertany
- Buscar a quina subsèrie l’hem de posar
- Anotar la classificació resultant, es a dir, els codis i nombre que li correspongui; s’escriu en el expedient i a la carpeta, en el angle superior dret (per que es vegi bé) millor a llapis per esborrar-lo si cal, i precedit de la abreviatura Ref.
Els quadres de classificació es poden completar amb
taules auxiliars que inclouen divisions més especifiques i concretes a les
series, subsèries i resta de nivells.
Aquestes subdivisions poden ser de dos
tipus:
- Especifiques. Només s’apliquen a un nivell, a una sèrie o subsèrie del quadre, i apareixen al començament del nivell que s’apliquen
- Comunes. Perquè es poden aplicar a tots els nivells, series i subsèries del quadre, son llistes ordenades que apareixen desprès del quadre i poden ser nominals i uniformes. Les primeres esta formades per nombres que identifiquen persones, organismes, llocs; i les segones, son per identificar tipus de documentació, correspondència, memòries, estadístiques, actes..
- E=Especifiques
- N=Nominals
- U=Uniformes
I van davant dels codis de classificació. Exemple:
2. GESTIÓ D’ARXIUS
E.1 Classificació
E.1.1 Orgànica
E.1.2 Funcional
S’hi inclouen índexs amb els noms de les series, subsèries
i resta de divisions i nivells amb la seva corresponent localització en la
taula.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada