2.3 - SISTEMES D'ORDENACIÓ

SISTEMES D’ORDENACIÓ

Una vegada classificats els fons, el pas següent és ordenar-los.

ORDENAR

És una tasca material en la que es relacionen uns documents amb altres, d’acord a un criteri establert prèviament, com pot ser la data, nombres i números.

Tipus de mètodes d’ordenació segons el criteri empleat:

Alfabètic. Es basa en una paraula que identifiqui els documents seguint la seqüència alfabètica. En els expedients personals es prenen els cognoms i s’ordenen seguint l’ordre alfabètic.

Cronològic. Es realitza l’ordenació per la data dels documents. Començant per el any, dintre d’aquest, el mateix mes i dintre d’aquest el mateix dia. En cas que falti el dia, es col·locaria al fina del mes corresponent, i si faltes el mes, es col·locaria al final del any amb el que estiguéssim treballant.

Numèric. Prenent com a referència un número atribuït als documents s’ordenen seguint la seva seqüència. Es fa servir molt per ordenat documents contables.

Alfanumèric. Combina signes alfabètics i numèrics.

L’ordenació es realitza en diferents nivells. Els documents dintre dels expedients seguint l’ordre de tramitació, aquests dintre de las series i les series seguint la jerarquia del fons.

L’ordenació interna dels expedients es fa d’acord amb el procés predeterminat, ha de ser coherent i cronològic, del document més antic al més recent. Aquests es guarden en fundes on es descriuen les dades que els identifiquen.

• Nombre de la oficina
• Data d’inici i finalització
• Resum del contingut
• Numero de documents que conte
• Codis del quadre de classificació i nombre de la sèrie
• Signatura de instal·lació

Tots els documents que formen l’expedient han de ser dintre de la funda des de el principi, per evitar la seva dispersió o pèrdua. Si algú necessita un document , es millor sempre lliurar una copia que no pas l’original. Si no queda mes remei, i s’ha de lliurar, doncs, s’ha de registrar i anotar aquest lliurament.

Quan l’ús dels expedients ha finalitzat es col·loquen en caixes d’arxiu per la seva conservació. En aquestes senyalarem el que contenen en el llom i enganxarem una etiqueta amb:

• El nom de l’oficina
• El codi de classificació i el nom del nivell que ocupa
• I l’any

Aquestes caixes son les que passaran a l’arxiu central conforme el calendari de transferències.