2.4 - INSTAL·LACIÓ

2.4 INSTAL·LACIÓ

L'instal·lació en les oficines consisteix en ubicar els documents físicament, on  estaran mitjançant les unitats d’instal·lació, que els protegeixen de la pols, la humitat, la llum, entre altres. Es porta a terme aquesta per assegurar la integritat física dintre de la seva conservació i la localització, a més a més de la informació que contenen, proporcionen un accés segur.

En les oficines, el mobiliari, contenidor i altres útils seran acord al treball que realitza, a la freqüència del ús dels documents, que han de ser pràctics i adaptats al seu suport.

El mobiliari utilitzat per guardar la documentació ha de seguir una sèrie de requisits mínims com:

• Propiciar la conservació del document amb prestatgeries d’alumini
• Fàcil d’utilitzar per part dels usuaris
• Accessibles per part dels usuaris
• Facilitar la senzilla I ràpida identificació dels documents que conté
• Poder arribar a suportar la futures aplicacions i flexible
• Estar preparat per possibles desastres naturals com inundacions 
• Guardar correctament el format dels documents sense fer-ho mal bé

2.4 Instal·lació

En les oficines hi ha diferents tipus de mobles que s’utilitzen per arxivar documents, com les prestatgeries, que poden ser obertes o tancades , depenen de les dades que continguin i nivell de protecció de l’accés que necessitin.

• Les carpetes que estan formades per cartolines de cartró plegat, per emmagatzemar documents i solen portar el identificador de la documentació guardada en pestanyes en la part superior. 

• Arxivadors on s’arxiven tota la documentació  i en el lateral es pot escriure la documentació que conté.Les fundes permeten mantenir en bon estat la documentació. També poden contenir moltes fundes. 
  
• Les caixes arxivadors s’utilitzen per guardar documents, en diferents tipus.
  
• Els armaris tenen com a finalitat  guardar i conservar els documents en un llarg termini i a més a més constant de calaixos per emmagatzemar.
  
• Les safates apilables normalment es fan servir per guardar documents de curta durada i tenir-los a prop en taules de treball, també es poden trobar en posició vertical o en horitzontal.
  

Les instal·lacions del material informàtic s’han de conservar amb suports, perquè la mitjana de vida es menys que un document en paper i les condicions optimes de temperatura i humitat són més estrictes, ja que la seva manipulació és molt delicada i no convé tocar directament el suport magnètic. 

Per altre banda s’ha de conservar el contingut de la informació, perquè és el gran problema per la gran obsolescència dels equips i programes, per combatre el problema s’ha de tenir en compte que el programa va produir el document, per aquesta raó s’ha de conservar en suports diferents i realitzar migracions periòdiques.

En els depòsits es situen les unitats d’instal·lacions que han de oferir les condicions idònies de seguretat contra incendis amb la normativa d’instal·lacions elèctriques, física i mediambiental, controlant factors climàtics com:

•   La temperatura i la humitat  que es controla mitjançant termòmetres i higròmetres o termohigrògrafs, que són diferents depenent de cada suport documental
•   Els  ambientals com la contaminació,la ventilació, que és natural o forçada per combatre la contaminació atmosfèrica i la llum ha de ser controlada per temes de detioració.
•  Els biològics que són els insectes i els ratolins