2.5 REGISTRE
El registre o registre de documents en les
oficines és l'instrument que té control sobre els documents i consisteix en
anotar, documentar tots els documents físics com digitals, que la organització genera o rep, en que
assigna un identificador a cadascú d’ells i es fa una breu descripció.
Es pot porta a
terme en qualsevol nivell de sistema documental com:
- El registre general que és comú dintre de l’administració.
- El registre dins de les oficines que és l’arxiu de gestió, en que consta la entrada de altre tipus de documents com actes, acords i memòries, també altres unitats com l’arxiu central i històric.
- El registre evita les pèrdues i es com un inventari a excepció de les dades de localització.
La descripció que
es fa avui en dia és molt breu i ha d’incloure el identificador únic del
sistema, data i hora del registre , títol i descripció abreviada, i per últim l’autor
que és la persona o entitat i remitent o destinatari.
En el cas dels
arxius tradicionals el registre és un document apart, independent, que té forma
de llibre apaïsat i dintre dels registres automatitzats forma part del mateix
sistema de tramitació. En els
arxius físics el registre serà un document físic com digital, que s’han d’omplir
cada vegada que guardem un document en el nostre arxiu.
Els documents digitals no cal porta a terme un control, ja que es guarden les dades en el mateix sistema de emmagatzematge de dades, que consistirà en una base dades, en que els sistema li assignarà un número únic per cada document.
El registre del document és el primer pas abans de ser guardat dintre del arxiu i desprès serà arxivat amb diferents suports.
https://www.arxivers.com/index.php/documents/publicacions/revista-lligall-1/lligall-30-1/430-02-els-registres-generals-d-entrada-i-sortida-de-documents-de-les-administracions-publiques-1/file
Els documents digitals no cal porta a terme un control, ja que es guarden les dades en el mateix sistema de emmagatzematge de dades, que consistirà en una base dades, en que els sistema li assignarà un número únic per cada document.
El registre del document és el primer pas abans de ser guardat dintre del arxiu i desprès serà arxivat amb diferents suports.
https://www.arxivers.com/index.php/documents/publicacions/revista-lligall-1/lligall-30-1/430-02-els-registres-generals-d-entrada-i-sortida-de-documents-de-les-administracions-publiques-1/file
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada