2.6 PROBLEMES D'ORGANITZACIÓ
Els problemes d’organització
es donen pel desconeixement de l’organització en la que es treballa, per
aquesta raó es convenient tenir una visió en conjunt de l’entitat per poder
situar la part del procés que un realitzaran un context més general.
La falta de comunicació entre les diferents oficines, fa que apareguin las illes d’informació es a dir àrees, on es resolen un assumpte de manera aïllada, sense tenir en compte d’un procedeix ni d’un s’ha de seguir. La conseqüència es que en moltes ocasions es dupliquen els documents i es torna a repetir el treball ja fet.
Els documents no s’estructuren
de manera normalitzada i són representats cadascú, encara que serveixin per el
mateix assumpte en les diferents formes. Això fa que sigui difícil la seva
identificació i arxivat. També succeeix en els processos en que a vegades s’improvisen
i són subjectius.
La inexistència de
polítiques i la falta de procediments de les transferència es porten a terme
sense calendari i sense cap control. Per aquest motiu la solució és restablir
les normes mitjançant manuals o catàlegs de procediment, on es descriguin de
forma detallada com realitzar cada pas i en els catàlegs de documents, on es
descriu la seva estructura i la seva forma.
En un manual de procediment ha de constar les següents parts:
- Sistema de classificació utilitzat en l’arxiu
- Sistema d’ordenació utilitzat en l’arxiu
- Normes de consulta de la documentació
- Normes de préstec de la documentació
- Normes per la transferència de documentació
- Contenir el quadre de la classificació i els diferents calendaris d’actualització
- Els impresos de sol·licitud de consulta o préstec de documentació
- Els impresos de realització de transferència.
Per millorar els
problemes d’organització, apart del manual de procediment, hi ha el registre d’incidències, en que els usuaris interns com externs reflectint les possibles millores o
els errors detectats en l’ús de la documentació en fulles d’incidències, que
seran arxivades o en un formulari web que es deixarà constància d’aquestes
Les incidències que sorgeixen han de ser estudiades periòdicament pel personal especialitzat per realitzar les millores oportunes com les actualitzacions. Periòdicament es passen als usuaris l’enquestes de satisfacció amb el servei.
Les incidències que sorgeixen han de ser estudiades periòdicament pel personal especialitzat per realitzar les millores oportunes com les actualitzacions. Periòdicament es passen als usuaris l’enquestes de satisfacció amb el servei.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada