3.2 - INDEXACIÓ I ÍNDEX DEL QUADRE DE CLASSIFICACIÓ

3.2 INDEXACIÓ I ÍNDEX DE QUADRE DE CLASSIFICACIÓ

La indexació és el procés de descriure i caracteritzar un document mitjançant conceptes continguts en el i en aquest es donen els índexs.

Aquest últims son llistes de termes, que troba el contingut dels documents i d’aquesta manera es possible la seva recuperació d’aquests. Cada  terme de la indexació de indicació representa un concepte que caracteritza i descriu un document. 

El procés d’indexació és en tres etapes:

1. S’examina el contingut i es descriu els seus Fundamentals com el seu format, el títol, l’autor, la persona que ho realitzat, a qui va dirigit (nom dels clients i entitats), l’objecte que persegueix , l’acció que ho motivat i les dates associades.
2. Entre totes les dades s’identifiquen i es seleccionen els conceptes Fundamentals, a més a més de traduir a termes de indexació, que comporta un llenguatge especialitzat i un llenguatge documental.
3. L’elecció dels termes que passaran a formar part de la llista, en que no hi ha un número determinat per incloure, perquè depèn del volum de documents en l’arxiu,on la indexació és més senzilla i menys objectiva en quan al índex, ja que aquest es torna complex i subjectiu.

Els conceptes que es veuran representats en l’índex , són extrets directament del document o traduïts en un vocabulari establert. En la extracció es fan servir paraules del llenguatge natural, que són les paraules claus, que apareixen directament document, i en el cas de la traducció farem servir un llenguatge controlat format pels descriptors, en un terme normalitzat o controlat dintre d’un llenguatge documental.

Els termes elegits per la indexació han de seguir unes certes condicions com:

• En la exhaustivitat  han d’aparèixer en un llistat tots els conceptes bàsics del document
• En la precisió s’ha de evitar expressions ambigües o genèriques
• En la pertinència s’ha de tenir rigor a l’hora de seleccionar els termes 
• En la uniformitat s’han d’utilitzar les mateixes expressions en els mateixos conceptes, eliminar la subjectivitat i mantenir d’aquesta manera la coherència del llistat.

Els tipus d’índexs que es trobem habitualment són: 

• Els índexs onomàstics en que els termes contenen noms de persones, institucions
• Els tipogràfics contenen termes geogràfics
• Per últim trobem l’índex per matèries

Per realitzar un índex s’han de seguir un seguit de regles a l’hora de redactar:

• En el cas dels noms de persones s’han de introduir en ordre invers, primer el cognom i desprès el nom, també s’ha de respectar la llegua d’origen i les inicials que van desprès. A l’hora de posar el cognom s’ha de tenir en compte que els cognoms en guió es consideren d’un sol ús i les preposicions d’aquests es posen darrere del nom. A més a més les partícules de tractament es posa desprès i per altre banda es poden afegir les dates , qualificatius que calaran la seva identitat.
• En el cas de les institucions , a l’hora d’introduir noms de persones es fa de manera directa sense inversió,  abreviatures i sigles es realitzen per evitar confusions.
• En el cas dels termes geogràfics els noms s’han de posar en parèntesis la seva jurisdicció, país, per si existeixen  més d’un i també fer servir  la llengua del centre o institució.
• En el cas de les matèries, els termes han de ser d’ús singular pels noms incomptables i plural pels comptables i les entrades directes sense inversió.

En el llistat dels conceptes la ordenació pot ser:

• Ordenació alfabètica  on els descriptors ordenen seguint la seqüència del alfabet
• Ordenació sistemàtica on els descriptors agrupen per afinitat temàtica 

La norma ISO 5963 (1985) es un conjunt de mètodes per examina els documents, determinar la seva matèria i seleccionar els termes de la indexació. Descriu els procediments recomanats per realitzar aquesta tasca i es limita a les etapes preliminars de la indexació. També es descriuen tècniques generals per la anàlisis dels documents que s'han d'aplicar en totes les situacions d'indexació

L’índex no ha de ser un llistat tancat o finalitzat , perquè s’ha d’anant actualitzant, es a dir, s’ha d’anant realitzant periòdicament per part del individu, que porta a terme l’índex,  i d’aquesta manera sigui vàlid, útil i que pugui respondre les preguntes dels seus usuaris.

La revisió i l’actualització, que ho veurem endavant, es realitzar en tres eixos:

• El primer eix són els termes desfasats. Aquets són conceptes que ja no existeixen, obsolets i que han perdut la especificitat i estan representats per altre terme.
• El segon eix són els conceptes nous, que s’han de comprovar  la seva acceptació i exactitud, ja que no es poden introduir directament en el índex, sense proposar-los per una posterior incorporació
• El tercer eix són les grafies noves són les formes d’escriure els termes, ja que s’han d’establir com s’han d’escriure i escollir una sola solució en les diferents alternatives

El índex del quadre de classifació

En quan al quadre de classificació va seguit d’un índex que permet classificar els documents que arriben al arxiu de gestió. En aquest estan tots els noms en ordre alfabètics de les series, classes o nivells del quadre i les divisions amb la seva codificació, la seva ubicació en quadre, a més a més hi ha termes que no surten en aquest i la seva equivalència s’identifica amb una V.