3.3 - RECUPERACIÓ DE LA INFORMACIÓ

3.3- RECUPERACIÓ DE LA INFORMACIÓ

Quan parlem de la recuperació de la informació, ens referim a la disciplina encarregada d’organitzar l’accés eficient a la informació emmagatzemada i registrada en els documents. Per seguir aquesta disciplina es convenient crear un catàleg amb les normes d’utilització de l’arxiu i que haurà de fer complir la persona encarregada d’aquest. Aquest catàleg ha de estar ben dissenyat per evitar dos punts importants:

  

• Soroll documental. Recuperar massa informació i sovint, no tota necessària.
• Silenci documental. Quan es produeix l’efecte contrari, es a dir, la manca de informació rellevant.

 I això passa per:

 L’usuari realitzi malament la recerca. Per tant ho solucionarem  amb activitats dedicades a donar informació referent a l’ús de l’arxiu en el mateix departament.

El document esta mal indexat. Llavors el millor es fer proves  per poder detectar les possibles errades i així solucionar-les a l’etapa d’indexació o assignació dels meta dades.

El sistema esta mal dissenyat. La base de dades no interpreta correctament les consultes dels usuaris, per tant des de el departament que correspongui s’haurà de fer una revisió del sistema.

Actualització periòdica del catàleg. És molt important seguir les instruccions del personal que ho porta i tanmateix complir amb el calendari d’actualitzacions per a fer idònia aquesta eina.

Per el que respecte a la conservació, el catàleg té un paper molt important i per varies raons:

-Seria convenient que en cadascun dels registres hi hagués un camp on es reflectís el temps de vida útil estimat per el document. Així quan féssim la recerca per aquest paràmetre l’encarregat de l’arxiu, recuperes aquells documents que estiguessin més a prop de la seva data de caducitat de vida activa i decidir que fer amb ells.

-El catàleg pot constituir un element imprescindible per la realització d’inventaris, sobre tot el catàleg topogràfic, es a dir, aquell que només proporcionarà un llistat de documents junt amb la seva ubicació. I amb aquest un treballador de l’arxiu tindrà que realitzar periòdicament comprovacions dels documents extraviats durant aquest període de temps, així com, revisar els que presentin algun tipus de desperfecte o necessitin noves mides de conservació.