4.2 L'ACCÉS FÍSIC ALS ARXIUS
En els entorns
automatitzats com tradicionals és important establir una política d’accés al
lloc on es guarden i es conserven els documents, d’aquesta manera porta un
registre per controla el registre de les persones que entren i surten d’allà, a més a més s’ha de portar un registre i un
control pel l’accés de personal de les oficines i als equips.
En les oficines
els documents d’ús han d’estar dipositats
i guardats en arxivadors i armaris, ja que han d’estar sota la
supervisió d’un responsable, que ho tancarà amb clau. Per altra banda cada
persona ha de tenir cura del seu propi equip, el seu ordinador i el seu
material, i al final de la jornada guardar els documents en el seu lloc (en el
arxiu manual i en el electrònic), a més a més de no deixar cap paper sobre la
taula.
En tema dels ordinadors
s’han de tancar correctament, pas a pas perquè d’aquesta manera poder salvar
les modificacions, comprovar extensió i ubicació, tampoc deixar-los oberts. Inclús
no deixar contrasenyes visibles i deshabilitar la opció “recordar contrasenya”
per evitar l’entrada al escriptori i en el correu personal a una altre persona.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada