4.4 MESURES DE CONSERVACIÓ I INTEGRACIÓ DE LA INFORMACIÓ ELECTRÒNICA
En un entorn automatitzat la conservació de la informació ha d’anar dirigida en dos sentits:
- Els suports que la contenen
- El manteniment de la informació mateixa
Un dels grans problemes presenten els documents electrònics en la seva conservació es el suport:
- Primer lloc les condicions ambientals que han de ser estrictes en paper o microfilm (16/20ºC i 35/45HR% per les memòries òptiques i 10/18ºC i 40/50HR% per suports magnètics)
- Segon lloc la duració del suport es infinitament menor que la del paper
- Tercer lloc sobretot la obsolescència dels equips
La ràpida evolució de les tecnologies de la informació fa que els suports evolucionin a una gran velocitat i freqüència. Els equips canvien la seva tecnologia i no es fàcil l’accés als documents.
En la conservació d’aquests hi ha una estratègia, on s’han de realitzar migracions oportunes a nous programes i crear programes d’emulació o conservar la tecnologia que produeix els documents.
Pel manteniment de la informació s’hauran de realitzar periòdicament copies de seguretat (backup) dels arxius que es van generant o al final d’utilitzar un gran volum important de dades i treballs.
S’evitaran d’aquesta forma les pèrdues irreparables de documents, temps i treball empleat. Aquestes es poden fer en el sistema o una part, en el disc dur complet o en una sèrie de dades.
Aquestes copies s’emmagatzema en el servidor, per augmentar la seguretat es poden realitzar altres més en memòries externes, que s’hauran de guardar en les correctes condicions ambientals, sota clau i sota custodia d’un responsable. També es poden crear arxius de referència com el Reference Archive, que són la transposició dels documents electrònics a microfilm per la seva conservació segura o la seva fixació en forma d’imatge digital.
En les característiques de la informació electrònica es la seva falta d’integritat, amb facilitat per ser manipula-la. Al guardar un document en que s’està treballant, es fa des de la seva extensió i en el mateix format per evitar canvis en la seva estructura i pèrdues parcials d’informació.
Un punt important en tenir en compte és la ubicació, ja que els documents s’han de guardar adequadament en l’arxiu i carpeta que correspongui, asseguren que tinguin els identificadors corresponents que permetin reconèixer-los.
En el cas de treballar amb documents penjats a la xarxa s’han d’identificar permanents que confirmin la seva disponibilitat.
En la reproducció documental es realitzen copies en qualsevol suport i per qualsevol mitjà de documents tradicionals o digitals. En el cas de les copies dels documents tradicionals, no es recomanable porta a terme tècniques especials pel seu estat de conservació.
Aquesta es porta a terme amb dos objectius principals:
- El primer objectiu és a petició del usuari, tenint en compte l’estat en que es troba el document i les polítiques del propi arxiu
- El segons objectiu és la conservació, en que es preserva moltes vegades el document original en condicions optimes de conservació.
En la revisió d’informació, que té una especial importància, en quan l’arxiu expedeixi copies acarades, en que la pròpia institució, mitjançant un segell doni fe de la copia, que sigui exactament igual al original i li transfereix d’aquesta forma valor el document original.
En el cas de la digitalització és el traspàs dels documents tradicionals, normalment en suport paper, a digitals amb la ajuda de elements específics com escàners. En el procés de digitalització consta de varies parts:
- Classificació i ordenació física de la documentació
- Digitalització de la documentació
- Control de qualitat de la digitalització:
- Aplicacions informàtiques especialitzades
- Visualització del document original i acarat amb el digital es realitzarà una checklist o llista d’acarat.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada