6.4 - RECERCA I RECUPERACIÓ DE LA INFORMACIÓ

6.4 RECERCA I RECUPERACIÓ DE LA INFORMACIÓ

En la recerca d’informació és la possibilitat de porta a terme una recerca dintre dels registres emmagatzemats, depenent del tipus de suport de la documentació del arxiu, es pot donar que la recerca sigui de dos formes:

• Per elements indexats, on cada una de les dades que s’hagin implementat en la base de dades sobre el document.
• El text complet es dona quan la documentació es troba digitalitzada i el sistema permet la recuperació de la informació que conté el text  del propi document, encara que hagi estat indexat.

En un sistema de gestió de dades, han d’haver dos sistemes principals de recuperació, com les consultes i els filtres.

Una consulta o query és la recuperació d’un valor base, en que consta d’una selecció d’un conjunt de registres que compleixen una o més condicions. Per interrogar el sistema es necessita un llenguatge d’interrogació o query lenguage, en que es reflecteixin les instruccions de recerca donades, pel usuari que fa a la base de dades sobre la informació amb un paràmetres marcats. El més extens avui en dia es el SQL (Structured Query Language). 

Per construir la consulta, la estratègia de recerca, es porta a terme una sèrie d’eines:

• Operadors booleans o lògics són relacions entre dos conceptes mitjançant l’àlgebra de conjunt  o de Boole, com:
  
• Operadors de comparació especifiquen un rang de recerca, numèric com pot ser per dates o alfabètic, en que aquests poden ser: 
  
• Truncaments és donen quan no es coneix una part de la seqüència, que es col•loca en el seu lloc un símbol que el reemplaça, com:
• ? que representa un caràcter
• * que representa un grup de caràcters
• Operadors de proximitat permeten especificar on apareixeran els termes buscats.

Es poden porta a terme consultes bàsiques o simples, com la introducció d’un o més termes de recerca i amb un sol operador o realitzar consultes complexes en les que intervenen varis operadors, en que s’acota, es  limita la recerca a un número de registre, en que es compleixen una condició, es filtra el número de registres i camps per on es busca.

Per altra banda hi ha diferents tipus de consultes dintre dels sistemes gestors de bases de dades comercials, que permeten realitzar accions, com:

• En les consultes de selecció es selecciona informació dels registres o registres complets, creant nous camps de dades, resumint els resultats. Dintre de les consultes hi ha diferents tipologies:


• Consulta de creació de taules és per taules noves de dades amb registre, que compleixin els criteris prèviament establerts en la consulta.
• Consulta d’eliminació té com a finalitat eliminar els registres, que compleixin els criteris predeterminats en la consulta. 
• Consulta de dades annexades serveixen per afegir registres d’una o més taules, compleixin  amb els requisits establerts pel usuari, al final d’altra taula.
• Consultes SQL es porten a terme mitjançant un llenguatge específic de consulta per bases de dades i és més complexa d’utilitzar, per aquesta raó esta a l’abast de tots els usuaris. Aquesta és la preferida per aquells usuaris especialitzats, ja que és la més potent.
  
• Consulta de taules de referències creuades permeten ajudar agrupar les dades en categories i mostrar-los en format similar al utilitzat per fulles de càlcul. 

En el cas de las grans bases de dades en els cercadors d’Internet, les consultes no es fan directament des del sistema sinó des d’una interfície del usuari, que es la part del sistema que esta contacta amb aquest últim. En la actualitat es fan servir interfícies gràfiques de usuari (GUI = Graphical User Interfaces), que utilitzen un llenguatge visual i fàcil. 

Els filtres són limitacions o reduccions de per on s’ha de buscar en la base, en que es recerca solament en registres, que compleixin determinades condicions. També aquest permeten recuperar determinats registres d’un a taula, que compleixi amb els requisits previament definits pel usuari, ja que són més fàcils d’utilitzar que les consultes,  però no permeten combinar registres de diferents taules. Per altra banda els filtres poden establir per els resultats d’una consulta o un formulari.

 Aquest consta de quatre tipus diferent de filtres:

• Filtrar per entrada, on es filtren les dades en aquells que coincideixin completament amb el terme introduit pel usuari.
• Filtrar per selecció, on es mostran solament els valors dels registres que continguin la dada seleccionada pel usuari.
• Filtrar excluint la selecció, on es mostran solament les dades que no contenguin la selecció feta pel usuari, que és la operació inversa a la anterior.
• Filtrar per formulari, on s’especifica el valor o valors de la cerca en una vista de la fulla de dades o formulari amb camps en blanc en lloc de dades. A més a més s’ha d’especificar el valor  que es desitja localitzar escribint directament en el camp apropiat, especificant  el valor que es desitja filtrar escribint en el camp. 

En el cas en que les dades siguin numèriques, es podran portar a terme també operacions aritmètiques, com succeeix en les fulles de càlcul. En aquests programes solen tenir assistents, que ajuden a porta a terme consultes, i que són quadres de diàleg, en que es van indiquen els elements que son necessaris i l’ordre en que han d’aparèixer. Un exemple el trobem dintre del Sistema de Gestor de Bases Dades, que en aquest cas seria microsoft acces.

Quan es realitza una consulta en una base de dades es necessari presentar les dades i exposar la informació d’una forma determinada, com en un informe, ja que en aquest es reflecteixen les dades processades. La característica principal d’un informe és la seva facilitat de lectura, ja que les dades apareixen ordenades, de manera que es puguin veure en pantalla o imprimir-se.

El sistema de gestió han de ser d’utilitat per poder realitzar informes de dades mitjançant taules de registre, d’aquesta manera elegir els camps que s’inclouran, com a consultes prèviament realitzades.

Hi ha tipus bàsics d’informes, segons el disseny poden ser informes tabulars, informes en columnes, informes de gràfics i informes per etiquetes. Per altra banda segons la disposició de les dades poden ser  informes plans, informes jeràrquics, informes amb registre ordenat, informes amb registres agrupats i informes de taules de referències creuades. 

Dintre de Microsoft Access trobem l'eina per crear informes com Autoinforme, que s’utilitza per crear ràpidament i incloent totes les dades d’una taula determinada o els obtinguts mitjançant una consulta, ja que aquesta manera es més senzilla i ràpida de realitzar informes, però hi ha l’inconvenient de que solament es pot utilitzar una taula o una consulta per porta a terme aquest, ja que no es poden combinar dades de diferents taules o consultes de dades.

Per altra banda es troba dintre d’Access dos eines més com, creació de manual mitjançant la “Vista Disseny”, que és la forma més difícil realitzar informes, perquè permet personalitzar més i ajustar-lo a les nostres necessitats, ja es pot ordenar i filtrar, a més a més en disseny, permet canviar el fons, els quadres i vinyetes. 

La segona eina es l’assistent d’informe que es crea per facilitar la seva tasca per part dels usuaris, que poden presentar-se d’una o altre estructura segons el contingut, ja que la majoria van acompanyats per generadors de gràfics, fent encara més atractiva la presentació d’aquest. A més a més aquest proporciona una ajuda guiada, porta a terme amb rapidesa i facilitat les tasques. També en Microsoft Office es troba dintre la opció “Informes” i dintre hi ha la opció de “Assistent per informes”, on es situen les diferents eines d’aquest.